Planner en projectadministratie
28-32 uur

Wij versnellen digitale innovatie 🚀 Samen met de tofste opdrachtgevers zoeken, ontdekken en grijpen wij kansen. Het resultaat? Relevante digitale oplossingen die echt waarde toevoegen.

Zo’n 50 medewerkers, verdeeld over 8 teams, die werken aan 30 verschillende projecten. Dat is Freshheads in cijfers. Onze teams plannen zelf, samen met klanten. Maar wie houdt het overzicht? Wie regelt de facturatie? En wie zorgt ervoor dat de contractafspraken met klanten goed worden doorgevoerd? Jij, jij en nog eens jij!

Freshheads is een digital service agency in Tilburg. We ontwikkelen digitale diensten voor klanten als Interpolis, Roan Camping Holidays en YoungOnes. Wij vinden het belangrijk dat onze administratie naar klanten, maar ook onze interne administratie professioneel is geregeld. Ben jij ons nieuwe mastermind voor de projectadministratie en -planning?

De 5 onderdelen van deze functie

Deze functie blinkt uit in veelzijdigheid. Het is continu schakelen tussen werkzaamheden, projecten en teams. Er zijn grofweg vijf onderdelen waar jij mee bezig bent.

1. On-boarding nieuwe klanten en projecten

Als er een nieuw project van start gaat of een contract wordt verlengd, moet er veel gebeuren: een contract opstellen, de afspraken uit het contract doorvoeren in ons CRM-systeem en in de forecast-sheet, een budgetsheet aanmaken, de facturatie regelen, belangrijke zaken afstemmen met teams. Hiervoor werk je nauw samen met de accountmanager.

2. Planning

Onze teams zijn zelforganiserend en plannen zelf, samen met de klant. Maar de baas van de masterplanning ben jij. Samen met de accountmanager kijk jij waar en bij welk team een project het best in de planning past, en je bent het primaire aanspreekpunt voor de teams voor planningszaken. Jij zorgt ervoor dat de puzzel klopt. Altijd.

3. Facturatie en budget-sheets

Welke projecten staan er in de forecast-sheet en klopt dit met de planning? Komt de daadwerkelijk geleverde capaciteit overeen met de gemaakte afspraken? Jij hebt het overzicht. Je maakt budget-sheets aan, stelt facturen op, verstuurt deze maandelijks en houdt overlopende posten bij. Als klanten vragen hebben over de status van hun budget, weet jij die haarfijn te beantwoorden.

4. De flexibele schil

Naast de mensen in onze teams werken we soms ook met freelancers. Jij zorgt ervoor dat deze mensen worden ingezet waar nodig, waarin je afstemt met teams, accountmanager en de operationeel manager. Is de flexibele schil nog toereikend genoeg of moeten we opschalen? Is er behoefte aan nieuwe vaste krachten? Omdat jij het overzicht op de planning hebt, zie jij hier kansen ontstaan.

5. Interne administratie

Bij Freshheads zijn we kritisch op hoe we dingen doen. Kan het beter? Kunnen we verder professionaliseren? Voldoet ons CRM-systeem nog? Jij bent hier scherp op waar het de administratieve processen betreft.

Wat we zoeken:

  • Iemand die enthousiast wordt van het bovenstaande en dit goed beheerst.
  • Iemand met HBO-denkniveau en ervaring met administratief werk, liefst ook ervaring als binnendienstmedewerker of projectmanager.
  • Iemand die snel kan schakelen en er blij van wordt als geen dag hetzelfde is.
  • Iemand die nauwkeurig werkt en de fouten zo uit planning, facturatie en budget vist.
  • Een echte puzzelaar: jij houdt van overzicht creëren en geen planning uitdaging is je te groot.
  • Een samenwerker: je hebt continu contact met teams, account managers, Head of Business Development en Head of Operations.
  • Ervaring in de bureauwereld is fijn, maar geen absolute noodzaak.
  • Parttime? Het is handig als je 4 dagen in de week werkt, ergens tussen de 28 en 32 uur.

Wat we bieden:

  • Een functie in schaal B. Vraag hiervoor naar ons functiehuis.
  • Een bruto maand salaris tussen € 2000,- en € 3000,-, afhankelijk van jouw ervaring.
  • Een reiskostenvergoeding op basis van de gereden kilometers of een OV kaart tot je beschikking.
  • 25 vakantiedagen per jaar (op basis van een 40-urige werkweek) en 8% vakantiegeld.
  • Pensioenopbouw waarbij Freshheads 60% van de premie betaalt en jij de overige 40% via je salaris.
  • Werkplek: zowel thuis als op kantoor.
  • Een thuiswerkvergoeding van €40,- per maand. Want die koffie betaalt zichzelf niet.
  • Voldoende persoonlijk budget voor opleidingen en het inrichten van je thuiswerkplek.
  • Fresh-Health dagen. Naast jouw vakantiedagen krijg je 5 Fresh-Health dagen per jaar, in te zetten om meer rust te nemen en een goede werk-privé balans te behouden.
  • Een teambudget. Jaarlijks krijgen jullie €200,- per persoon om als team uit te geven, bijvoorbeeld aan een etentje, avondje borrelen of bowlen of aan thee van Simon Lévelt. We noemen maar een dwarsstraat.
  • Tijd voor eigen ontwikkeling. Heel belangrijk, want als jij groeit, groeit Freshheads ook. We hebben zes coaches die jou helpen persoonlijke leerdoelen te formuleren en bereiken.
  • Onvergetelijke vrijdagmiddagborrels, met eens in de maand een legendarische XL-variant.
  • Een kantoor waar je wel zou willen wonen, op loopafstand van het Tilburgse station.
  • Samen sporten. Zo doen we mee aan het zaalvoetbaltoernooi voor bedrijven, organiseren we ons eigen Freshheads Tennistoernooi en gaan we wekelijks met een clubje boulderen.

Over Freshheads

Freshheads is een digital service agency. Dat betekent dat we digitale diensten ontwikkelen die organisaties verder vooruit helpen. Samen met onze klanten ontdekken we kansen voor digitale diensten, ontwerpen en ontwikkelen we die diensten, én laten we ze groeien. We vinden het belangrijk dat zo’n dienst daadwerkelijk (met plezier!) wordt gebruikt, dat het bijdraagt aan de doelen van een organisatie, en dat het iets toevoegt aan de maatschappij.

Details

Plaatsingsdatum
16 sep 2021
Salaris range
-
Dienstverband
Baan
Aantal uren
28-32 uur