ATAG Benelux is leverancier van keukenapparatuur en consumentenelektronica. Hun productassortiment bestaat uit vijf merken waar de consument een zeer grote keus heeft in prijsklasse, design en specificaties. Vrijwel iedere keukenwens valt in te vullen met een van de producten van ATAG, Pelgrim, ETNA, Hisense en ASKO.
Keyfacts
- ATAG Benelux is klant bij Frontis sinds 2009
- Toonaangevend leverancier van keukenapparatuur en consumentenelektronica
- Oplossing gelanceerd in 2024
- Belangrijke efficiëntieslag voor interne organisatie
Uitdaging
ATAG Benelux heeft jaarlijks populaire cashbackacties voor de 5 merken, waarbij klanten geld terugkrijgen op hun aankoop. Hiermee komt altijd een stroom van ingestuurde facturen op gang. Om een idee te geven: Hisense was officieel sponsor van het EK 2024.Alleen al het controleren van deze facturen is een tijdrovende klus! En ondanks dat het controleren was uitbesteed aan een externe partij (=extra kosten), zorgen de cashbackacties ook op verschillende afdelingen binnen ATAG Benelux voor een onnodig hoge werkdruk om alles in goede banen te leiden (= tijdrovend).
Omdat AI zich perfect leent voor dit soort repetitieve en tijdrovende taken gingen we aan de slag met de vraag: hoe kunnen we dit proces efficiënter maken en hoe kan AI ons daarbij helpen?
Oplossing
Omdat je de keukenapparatuur en consumentenelektronica bij verschillende aanbieders kunt kopen (CoolBlue, MediaMarkt, Expert, etc.), hebben deze facturen uiteenlopende indelingen. Maar ook facturen met handgeschreven aantekeningen of zelfs foto’s met onverwachte elementen zoals huisdieren moeten kunnen worden verwerkt.
We hebben daarom een AI-model gevoed met een reeks aan uiteenlopende facturen om de complexiteit van verschillende factuurindelingen, bestandsformaten en ‘ruis’ op facturen te begrijpen en te verwerken.
Door het model vervolgens te koppelen aan verschillende datasets, kan deze zogenaamde ‘Cashback AI-ssistent’ bijvoorbeeld ook checken of het ingediende product in aanmerking komt voor de actie en of de factuur binnen de actieperiode valt.
Snel resultaat met de ‘happy flow’
Integratie met garantieregistratie
We hebben de cashbackverwerking gecombineerd met de garantieregistratie die we eerder al voor ATAG Benelux ontwikkelden. Dankzij deze integratie worden serienummers automatisch gecontroleerd op deelname aan de cashbackactie.
Veiligheid
Veiligheid en privacy zijn voor dit soort oplossingen, zeker omdat we te maken hebben met persoonsgegevens op de factuur, heel belangrijk. Daarom wordt het AI-model gehost binnen een eigen Azure-omgeving, waardoor gegevens niet in het openbare terechtkomen. Facturen worden na analyse ook niet bewaard.
Hoe het werkt
- Bart heeft een Hisense TV gekocht via Bol.com
- Yes! Een cashbackactie waar deze TV voor in aanmerking komt! Hij maakt snel een screenshot van zijn Bol.com factuur op zijn telefoon
- Via de actiepagina vult hij zijn gegevens in, zoals IBAN-nummer (hiervoor is een koppeling met een IBAN-checker gemaakt) en dient hij de factuur in middels een upload-veld.
- De Cashback AI-ssistent scant de factuur, checkt of het product in aanmerking komt en of deze valt binnen de gestelde actieperiode.
- De cashbackaanvraag wordt op basis hiervan voorzien van de status ‘goedgekeurd’, ‘afgekeurd’, of ‘controle vereist’ en doorgezet naar ATAG Benelux*.
- ATAG Benelux controleert de aanvragen die controle vereisen binnen de actiemodule en verzorgt (nu nog) handmatig de feedback van alle aanvragen richting de klant.
*de Cashback AI-ssistent geeft hierbij met een percentage aan hoeveel vertrouwen hij heeft in zijn conclusie, hierbij is 80% de drempelwaarde. Alle aanvragen met een score onder deze drempelwaarde worden handmatig gecontroleerd. Daarnaast loopt ATAG Benelux de goedgekeurde aanvragen steekproefsgewijs na om de nauwkeurigheid van het systeem te blijven waarborgen.
Resultaat
Deze geavanceerde oplossing bespaart kosten en biedt een efficiënte manier om cashbackacties te beheren zonder afbreuk te doen aan de klanttevredenheid. Door technologie en menselijk inzicht te combineren, zijn we erin geslaagd een toekomstbestendige oplossing te realiseren die het controleproces aanzienlijk stroomlijnt en optimaliseert, waarbij steeds meer afdelingen binnen ATAG Benelux ontlast zullen worden.
Toekomst
Op dit moment communiceert ATAG Benelux naderhand nog handmatig richting de klant of de cashbackaanvraag daadwerkelijk wordt toegekend of niet. In de toekomst zullen we ook dit stukje nog automatiseren. Dan krijgt Bart na het indienen van zijn factuur meteen feedback of hij de cashback ontvangt!